REX : 3 pratiques pour progresser sur la facilitation d’ateliers
Comment progresser sur la facilitation d’ateliers quand mon produit ne s’y prête pas ?
C’est une question qui m’anime et sur laquelle j’ai échangé avec mes collègues PO pour avoir leurs recommandations. Dans cet article, je reviens sur trois pratiques qui m’ont permis de monter en compétences sur des formats d’ateliers, sans nécessairement les mettre en œuvre sur mon propre produit.
En tant que Product Owner (PO), j’ai souvent été confrontée à ce dilemme : j’ai envie de progresser sur des formats d’ateliers divers (User Story mapping, Impact Mapping, Event Storming) sans toujours en trouver l’occasion dans le quotidien de mon produit. Chaque atelier répond à un objectif précis. Si le contexte ne s’y prête pas, je ne vais pas faire un atelier spécifique juste pour le plaisir de progresser.
En discutant avec d’autres PO, consultants ou internes, je me suis rendu compte que beaucoup partagent cette envie de monter en compétences et le même questionnement sur comment le faire.
En demandant de l’aide autour de moi, notamment chez BENEXT où je suis consultante, on m’a proposé (coucou mon groupe de mentoring !) plusieurs solutions pour m’améliorer sur la facilitation d’ateliers sans forcément les mettre en œuvre sur mon produit actuel.
Pour commencer, il faut étudier la théorie : faire de la veille, échanger avec des pairs expérimentés sur le sujet.
Mais comment passer de la théorie à la pratique ?
Si le contexte de votre produit ne se prête pas à l’atelier sur lequel vous aimeriez travailler en ce moment, pas de panique, il y a d’autres façons de le pratiquer.
J’en ai testé plusieurs, qui vont de l’observation (en shadowing) à un rôle plus actif (s’entraîner dans un cadre fictif) :
1. Faire du shadowing
Le shadowing, c’est quoi ? C’est assister à un atelier dans l’ombre, en observation mais sans y participer.
Jean-Baptiste, PO chez BENEXT, m’a proposé de faire du shadowing sur l’atelier Arbre des Opportunités qu’il facilitait. (Encore merci !)
Le rôle d’observatrice m’a permis d’être concentrée sur la façon dont il facilitait : gestion du temps, choix de l’outil collaboratif (c’était à distance), répartition de la parole entre les participants, posture de facilitateur….
A titre d’exemple, voilà les principaux enseignements que j’en ai tirés : l’importance de la phase d’introduction, pour rappeler le contexte et donner du sens à l’atelier. Expliquer comment se déroulerait l’atelier pour un autre produit, avec ce qui est attendu pendant l’atelier et ce qui est hors périmètre, a permis aux participants de mieux se projeter dans ce qu’on attendait d’eux. Autant de bonnes pratiques que je pourrai mettre en œuvre sur différents formats d’ateliers.
Au passage, le shadowing ne sert pas qu’aux observateurs ! Il permet aussi aux facilitateurs d’obtenir du feedback de quelqu’un avec un regard neutre sur le sujet, pleinement concentré sur l’observation.
2. Participer à un atelier sur un autre produit
J’ai participé à un User Story Mapping facilité par une autre PO, Hobi, pour un produit interne à mon cabinet de conseil.
Être participante m’a permis de mieux comprendre l’enjeu de cet atelier.
Ce que j’en retiens : l’importance de faire reformuler aux participants l’histoire qu’on est en train d’élaborer (le storytelling), pour vérifier qu’elle a du sens. Cela peut se faire à la fin de chaque phase de convergence, et c’est fondamental pour vérifier que ce que l’on fait a un sens. Ce travail nous a permis de corriger notre histoire pour qu’elle soit plus pertinente. Pour moi, le User Story Mapping a pris son sens : il permet de fédérer l’équipe autour d’une histoire cohérente et d’affiner l’impact produit.
3. S’entraîner sur un exemple fictif
Enfin, une autre pratique testée pour monter en compétences sur un nouveau format d’atelier a été l’entraînement sur un exemple fictif.
J’ai ainsi participé à un atelier Lean Canvas centré sur une app imaginaire de mise en relation de particuliers et chauffeurs VTC. Au début de l’atelier, Mathilde, Scrum Master chez BENEXT, nous a expliqué quel est l’objectif du Lean Canvas et dans quel contexte elle l’utilise. Puis, place à la pratique : Mathilde nous a guidés dans les phases d’itération de cet atelier, en insistant sur les points d’attention et les choses à avoir en tête quand nous l’animons. Comme tous les POs participants sont là pour s’entraîner et apprendre, cette pratique d’exemple fictif est idéale pour poser des questions, oser et apprendre de ses erreurs.
Conclusion
Ces différents entraînements permettent de s’approprier les formats d’ateliers en amont du besoin sur son contexte produit. Le jour où le contexte le demande, il est plus facile de savoir quel atelier actionner pour répondre à son besoin.
Beaucoup d’autres solutions sont possibles pour monter en compétences sur la facilitation. Faciliter un atelier pour une autre équipe par exemple. Chose que je n’ai pas encore tenté, mais qui m’intéresserait ! Cela permettrait au PO de cette équipe de participer à l’atelier et d’apporter sa pierre à l’édifice — chose difficile voire impossible s’il avait été dans la posture de facilitateur. Pour celui ou celle qui anime, cela permet d’avoir une posture neutre, de découvrir un nouveau produit et bien sûr de progresser dans la facilitation.
Finalement, la plupart de ces solutions reposent sur un point commun : l’entraide avec d’autres PO curieux et ayant l’envie de progresser. D’où l’importance des communautés de pratiques dans vos organisations ou votre réseau. Deux PO valent mieux qu’un !
